不可否认的是，当今利用大数据技术的企业已实现了营收增长和大幅成本缩减。BARC 发布的一份商业调查报告显示，使用大数据的公司盈利增加8%，总成本降低10%。大数据可以帮助企业做出更好的财务决策，改进业务流程，增强员工合规等。

对于财会专业人士而言，其从事的任务和活动在*大程度上是由数据驱动的。他们每天都要处理发票、费用收据、采购订单和员工报销单上面的数据。


与费用相关的数据对公司来说很有价值，因为它可以帮助财会人员：

1、将费用明细和交易清单与报销单进行交叉检查和核实。

2、基于数据驱动的见解，对部门预算和费用政策做出战略性决策。

3、预测风险，如费用重复提交、账单和假期开支虚高等舞弊行为。

4、利用机会，如跟员工喜欢的酒店和航空公司商定协议。

然而，不完善的内部流程可能导致业务开支未入账、单据缺失和理解偏差。所有这些因素会使企业做出不明智的商业决策，并可能损害其财务健康状况。

这正是大数据和数据分析大显身手之处。

AI 技术支持的“软件即服务”(SaaS) 费用管理软件已在市场上崭露头角。其风靡的原因是简化了员工的费用报销过程，同时帮助财务团队解读费用数据的意义。

该软件还能帮助财务人员洞察大额开支者和违规者、分类开支、部门开支等。这使财会团队获得了足够的数据，得以重新审视部门预算，调整费用政策，并从费用产生的源头上遏制舞弊行为。

手工数据处理的挑战

众所周知，财会活动是以文档为中心的，其收集到的数据是一座宝库，可以从中获取深刻见解。但归根结底，手工管理和处理文档的过程无法免除。手工处理数据枯燥耗时，易出错，还给舞弊和违反政策行为留有余地。

例如，某公司的报销流程仍采用电子表格或纸质文件，就可能使员工因操作不便而缺乏及时报销费用的积*性。当财务人员将工作表上的数据手动输入会计软件时，还可能发生错误。

利用 AI 软件收集干净数据

基于云的费用管理软件使员工能够在日常应用程序上提交费用。报销流程可以一键完成，从而确保员工按时报销费用。

员工可以通过以下方式提交正确的报销单：

移动应用程序

员工可以使用手机随时随地提交报销单。他们只需用手机拍下收据的照片即可完成。该软件会借助光学字符识别 (OCR) 技术扫描并提取所有关键信息。随后，所有费用明细会自动填入报销单，从而免去任何形式的手工数据输入。核实完报销单明细后，员工就可以直接提交，以供审核。这不仅节省了纸张，还省时省力。

数字平台

除了使用移动应用扫描收据和报销，这款费用软件还可以与其他应用程序集成，用于提交报销单、收据和发票。企业财务必须遵守联邦、州以及地方的法律法规和公司内部政策。AI 支持的软件能够读取文档，检测违规的报销申请，并通知使用者所发生的错误。对于必须严格遵守法规的公司来说，这可能*有用。

AI 赋能的费用管理软件使财务部门能够设定和执行不同复杂度的公司政策。当员工提交报销单时，他们可以检查其是否符合公司政策，以避免违规行为。他们还可以标记轻微或一般的违规行为，提醒员工在报销单提交之前做出纠正。而在严重违反政策的情况下，他们则会向员工的主管或雇主发送错误通知。

财务团队通过使用稳健的策略引擎，实时处理违反政策行为，并发现潜在的费用舞弊行为，从而增强员工合规，避免了来回更正的工作。

利用大数据遏制潜在的费用舞弊行为

企业收集的财务数据越来越多，在不借助其他技术的情况下，员工已无法手动识别舞弊行为和错误。而通过使用费用管理软件，企业可以将从一笔费用产生开始的所有相关数据集中在一起。此外，还能确保所有费用符合公司的规章制度。

另外，确保所有费用记录完整，还能使公司降低会计造假的可能性。一些软件还附带数字审计跟踪功能，记录与申报费用相关的所有行为，因此企业可保持就绪状态，随时接受审计。

未入账费用会使公司财务报表给人一种假象。因此，让员工提交费用就显得十分重要。另外，如果员工拖到*后一刻才提交报销申请，财务人员就不得不赶在截止日期前处理，没有充足的时间去分析数据。有了自动费用管理系统，财务人员就可以设置自动提醒功能，催促员工按时提交费用。这样，财务人员就有足够的时间对数据进行交叉检查、核实和分析。

识别支出的趋势和模式

AI 技术支持的费用管理软件有助于财务团队更及时地理解数据。在大数据的帮助下，财务团队能识别员工的支出模式，并指出明显趋势。根据各层级和各部门员工的支出趋势，财务人员还能相应地预测和分配预算。

随着数据量不断增长，电子表格等传统方式已经无法胜任欺诈行为的分析工作。而借助现代分析工具，大数据则可以帮助财务团队识别大额开支者和违规者，或违规行为频发的开支类别。通过利用技术，企业财务团队可以制定战略性计划和决策，使组织获得更大的经济效益。

从现在到将来，实现合规之路

诸如人工智能、机器学习和大数据等认知技术的采用，使今天的专业人士有望发展成为积*主动的战略思考者。AI 软件可用于费用申报、跟踪和管理，从而简化大数据处理过程。

当前的新冠大流行已表明“常态”是会改变的，企业唯有快速适应，采用革命性技术，才能帮助其员工在变化中求生存。

伴随远程办公和保持社交距离等新常态的出现，数字化已经变得愈加重要。新冠疫情将引发连锁反应，但财务专业人士借助大数据和 AI 软件等技术，无需降低对数据质量和数量的要求，就可以达成他们的目标。为了不断进取和发展，财务专业人士必须自问，其所在企业当前的制度是否足以为他们的员工提供支持。

版权声明

内容来源: “How big data can help businesses achieve compliance in 2021,” Accounting Today, August 12, 2020

https://www.accountingtoday.com/opinion/how-big-data-can-help-businesses-achieve-compliance-in-2021

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